Verborgen kosten mkb onder de loep: weinig grip op indirecte uitgaven

In het mkb blijkt slechts 40% van de indirecte uitgaven goed beheerd te worden, wat laat zien dat er nog veel ruimte is voor verbetering als het gaat om het in de hand houden van een groot deel van de uitgaven. Dit komt naar voren uit het jaarlijkse Trendrapport Digitale Transformatie Finance en Inkoop, opgesteld na een grondig onderzoek door DirectResearch onder 238 finance- en inkoopmedewerkers van bedrijven met 50 tot 500 FTE. De impact van deze uitgaven op de financiën van een bedrijf is enorm en verdient zeker meer aandacht.

Gemiddeld plaatsen inkopers bij middelgrote bedrijven ongeveer 4.050 bestellingen per jaar. De kosten van deze bestellingen zijn onder te verdelen in directe en indirecte kosten. Directe kosten zijn productie-gerelateerd en kunnen rechtstreeks toegewezen worden aan de productie van het primaire goed of aan de levering van de primaire dienst. Denk aan grondstoffen die worden gebruikt om een eindproduct te maken.

Indirecte kosten, zoals kantoorbenodigdheden en de loonkosten van ondersteunende functies, zijn algemene operationele kosten die niet direct toewijsbaar zijn aan specifieke goederen of diensten.

Aandeel indirecte versus directe kosten

Over het algemeen hebben bedrijven hogere directe dan indirecte kosten. Desondanks vormen de indirecte kosten een aanzienlijk deel – gemiddeld ongeveer 28% - van de totale bedrijfsuitgaven. Hun impact op de financiële gezondheid en operationele efficiëntie van een organisatie mag dus zeker niet worden onderschat.

Hoewel inkoopafdelingen vaak effectief toezicht houden op directe kosten, blijft het beheer van indirecte kosten bij veel bedrijven achter. Voor de directe uitgaven wordt voornamelijk samengewerkt met leveranciers die onder contract staan, maar voor de indirecte uitgaven worden veel inkopen buiten dit soort contracten om gedaan, als er überhaupt al contracten voor bestaan.

Gemiddeld hebben middelgrote bedrijven slechts 40% van de indirecte uitgaven onder beheer. Minder dan een derde (29%) van de bedrijven beheert meer dan de helft van de indirecte kosten.

Uitdagingen beheer indirecte kosten

Het achterblijven van beheer op de indirecte kosten komt voornamelijk doordat ze niet als essentieel voor de kernactiviteiten worden gezien, ondanks dat ze een aanzienlijk deel van de totale kosten uitmaken. Daarnaast kent het beheren van indirecte kosten verschillende uitdagingen:

• Complexiteit van indirecte uitgaven: Indirecte kosten zijn vaak verspreid over meerdere afdelingen en categorieën - van IT-services tot kantoorbenodigdheden - wat het moeilijk maakt om volledig overzicht en controle te krijgen.
• Gebrek aan gegevens en inzichten: Veel mkb-bedrijven missen de geavanceerde data-analysetools die nodig zijn om inkooppatronen te identificeren, uitgaven te analyseren en besparingsmogelijkheden te ontdekken. Zonder accurate en toegankelijke data is het uitdagend om strategische beslissingen te nemen over het beheer van indirecte uitgaven.
• Verouderde inkoopprocessen: Traditionele, handmatige inkoopprocessen verhogen de kans op fouten, inefficiënties en onnodige uitgaven. Het gebrek aan automatisering en digitale inkoopprocessen maakt het moeilijker om uitgaven effectief te beheren en te optimaliseren.
• Weerstand tegen verandering: Het implementeren van veranderingen in de manier waarop indirecte uitgaven worden beheerd, kan op weerstand stuiten binnen de organisatie. Medewerkers en afdelingen zijn vaak gewend aan bepaalde leveranciers of inkoopmethoden, wat de transitie naar een gecentraliseerd en gestructureerd beheer kan bemoeilijken.
• Prioriteitsconflicten: Finance en inkoopafdelingen hebben vaak te maken met concurrerende prioriteiten die de aandacht afleiden van het beheer van indirecte kosten. Zonder duidelijke richtlijnen en ondersteuning van het hoger management kunnen deze afdelingen moeite hebben om de noodzakelijke focus en middelen te verkrijgen.
  
  

Onbeheerde indirecte kosten vooral probleem voor Finance

Het feit dat Finance en Inkoop met een andere bril naar het beheer van indirecte kosten kijken, wordt ook duidelijk in het trendonderzoek. Medewerkers uit beide professies kregen de stelling voorgelegd dat onbeheerde indirecte uitgaven een probleem vormen bij hun organisatie. Beduidend meer Finance medewerkers (44%) dan inkoopmedewerkers (29%) waren het hiermee eens en ervaren onbeheerde indirecte uitgaven dus als een probleem.

Dit verschil zou verklaard kunnen worden door de directe impact op de financiële gezondheid van een organisatie. Finance professionals zijn intensief betrokken bij zaken als budgettering, financiële planning en het waarborgen van transparantie in rapportages. Ongecontroleerde indirecte uitgaven vormen een risico voor deze zaken. Bovendien vergroten onbeheerde kosten de blootstelling aan financiële risico’s, zoals fraude en verspilling, en compliceren ze het proces van interne controle.

In tegenstelling tot inkoop, waar de focus meer ligt op het verkrijgen van goederen en diensten tegen optimale voorwaarden, benadrukken finance-afdelingen de noodzaak van een strakke controle over alle uitgaven om de algehele financiële gezondheid van het bedrijf te beschermen.

Waarom is het beheren van indirecte kosten belangrijk?

Het effectief beheren van indirecte kosten krijgt dus vaak weinig prioriteit, terwijl het een bedrijf wel veel kan opleveren. Zo kan effectief beheer van indirecte kosten leiden tot aanzienlijke kostenbesparingen en efficiëntieverbeteringen. Deze uitgaven nauwkeurig monitoren verbetert niet alleen het budgetbeheer en zorgt voor accuratere financiële planning, maar verhoogt ook de winstgevendheid.

LEESTIP: Wie koopt de pennen binnen uw bedrijf? | Uitleg inkoopmanagement

Naast directe financiële voordelen biedt het beheer van indirecte kosten ook andere belangrijke voordelen:

• Verbeterde leveranciersrelaties: Door dieper inzicht in de uitgavenpatronen kunnen bedrijven beter onderhandelen met leveranciers en gunstigere voorwaarden of volumekortingen bedingen. Ook kan dit leiden tot sterkere, meer strategische relaties met leveranciers, wat de kwaliteit en betrouwbaarheid van de geleverde goederen en diensten ten goede komt.
• Duurzaamheidsdoelstellingen: In een tijd waarin duurzaamheid steeds belangrijker wordt voor bedrijven, kan het beheer van indirecte kosten helpen om milieuvriendelijkere inkooppraktijken te implementeren. Dit kan variëren van het kiezen voor duurzame leveranciers tot het verminderen van het gebruik van niet-duurzame materialen.
• Risicobeperking: Effectief beheer van indirecte kosten helpt ook bij het identificeren en mitigeren van risico's verbonden aan de leveringsketen en inkoopprocessen. Dit kan variëren van financiële risico's, zoals kostenescalaties, tot operationele risico's, zoals onderbrekingen in de leveringsketen.
• Verhoogde transparantie en accountability: Door indirecte kosten onder de loep te nemen, verhogen bedrijven de transparantie van hun uitgaven. Dit bevordert een cultuur van verantwoording en kostenbewustzijn binnen de organisatie, waarbij elke afdeling bijdraagt aan het efficiënt beheer van middelen.
• Flexibiliteit en schaalbaarheid: Met een gestructureerd beheer van indirecte kosten kunnen bedrijven sneller reageren op veranderingen in de markt of binnen de organisatie. Dit zorgt voor een grotere flexibiliteit en stelt bedrijven in staat om te schalen zonder disproportionele toename van de kosten.