E-facturatie verplicht

Bij traditionele facturatie worden facturen als pdf-bestand via e-mail verstuurd en ontvangen.

Bij e-facturatie vindt de uitwisseling van facturen plaats als XML-databestand via een beveiligd netwerk met API-verbindingen.

E-facturatie is veel sneller én veiliger dan "pdf facturatie". 

De factuur reist van systeem verzender, via een netwerk, naar systeem ontvanger, zonder handmatige tussenkomst.

De verwerkingskosten van een factuur wordt van tientallen euro's teruggebracht tot enkele euro's voor e-facturatie.

Waarom veilig?

• Alleen vooraf goedgekeurde partijen krijgen toegang tot het netwerk.
• Bedrijven zijn uniek identificeerbaar, wat fouten en fraude voorkomt.
• Facturen worden verzonden via versleutelde verbindingen.
• De structuur en inhoud van facturen wordt automatisch gecontroleerd.
• Elke transactie is volledig traceerbaar en controleerbaar.

Er zijn geen nadelen verbonden aan e-facturatie in vergelijking met de traditionele pdf-uitwisseling per e-mail.

De uitdaging is dat pdf en e-mail een populaire methode is, omdat 'we het zo altijd gedaan hebben'.

Bovendien is e-facturatie niet gestandaardiseerd, maar bestaan er heel veel verschillende standaarden en verzendprotocollen.

​De Belgische overheid voert vanaf 1 januari 2026 verplichte e-facturatie in voor transacties tussen btw-plichtige bedrijven (B2B) met als doel:

Btw-fraude bestrijden: Door het gebruik van gestructureerde elektronische facturen via het Peppol-netwerk kan de overheid transacties sneller en nauwkeuriger monitoren, wat helpt bij het voorkomen van btw-carrouselfraude en andere vormen van belastingontduiking. ​

Administratieve lasten verminderen: E-facturatie vermindert de noodzaak voor handmatige verwerking van facturen, wat leidt tot minder fouten en lagere kosten voor bedrijven. ​

Digitalisering stimuleren: Door e-facturatie verplicht te stellen, wordt de digitale transformatie van administratieve processen binnen bedrijven versneld, wat bijdraagt aan een efficiëntere bedrijfsvoering. ​

Voorbereiding op Europese regelgeving: België anticipeert op de Europese 'VAT in the Digital Age' (ViDA)-richtlijn, die vanaf juli 2030 e-facturatie verplicht stelt voor alle zakelijke transacties binnen de EU.

Peppol is één van de standaarden en netwerken waarmee facturen als e-facturen kunnen worden uitgewisseld.

Peppol is dé standaard om te voldoen aan de aankomende verplichting tot overstap op e-facturatie.

Inkomende facturen

1. Een leverancier stuurt een factuur naar u toe via een service provider met Peppol Access Point.

2. Het Peppol-netwerk herkent u als ontvanger op basis van uw unieke Peppol-ID en routeert de factuur automatisch naar uw service provider (bijvoorbeeld 4CEE). 

3. Uw service provider ontvangt de factuur en levert deze direct verwerkbaar aan in uw factuurverwerkingssysteem.

Supersnel, superveilig.

Uitgaande facturen

1. U stuurt een e-factuur via uw service provider met Peppol Access Point (bijvoorbeeld 4CEE).

2. Het Peppol-netwerk herkent de debiteur op basis van diens Peppol-ID en routeert de factuur automatisch naar diens service provider.

3. De service provider van uw debiteur levert de factuur direct verwerkbaar aan in het factuurverwerkingssysteem van de debiteur.

Supersnel, superveilig.

U stapt over op Peppol door facturen uit te wisselen via een zogenaamd Peppol Access Point. Dit houdt in dat u een dienst afneemt bij een serviceprovider met een Peppol Access Point, zoals 4CEE.

Het kan ook voorkomen dat uw boekhoudpakket of ERP-systeem een geïntegreerd Peppol Access Point heeft – direct of via een serviceprovider. In dat geval kunt u Peppol activeren binnen uw eigen systeem.

Zo snel mogelijk, zodat u voldoende tijd heeft om eventuele opstartproblemen en de communicatie met leveranciers en debiteuren goed in te richten.

Bovendien is de overstap naar e-facturatie niet louter een verplichting: het biedt direct voordelen ten opzichte van traditionele facturering en factuurverwerking.