4 redenen om het beheer van uitgaven in je organisatie te verbeteren

Binnen organisaties is de aanpak van het inkoopproces voor directe inkoop (direct spend) en indirecte inkoop (indirect spend) vaak uiteenlopend. Specifieker gezegd, terwijl directe inkoopprocessen meestal goed gestructureerd zijn, ontbreekt zo'n structuur dikwijls bij indirecte inkoop. Hoe komt dit eigenlijk? En welke uitdagingen ervaren mkb-organisaties hierdoor?

Wat onderscheidt directe van indirecte inkoop?

In veel organisaties focust de inkoop voornamelijk op directe inkoop. Dit omvat alle aankopen die direct gerelateerd zijn aan de kernactiviteiten van een bedrijf. Voor een productiebedrijf kan dit bijvoorbeeld de aanschaf van grondstoffen of onderdelen zijn die nodig zijn voor de productie.

Naast directe inkoop, is er ook indirecte inkoop, wat verwijst naar aankopen die nodig zijn om de kernactiviteiten te ondersteunen, zoals kantoorbenodigdheden, computers, of meubilair.

Er wordt vaak gedacht dat inkoopmanagement met directe inkoop het verschil kan maken, omdat het direct bijdraagt aan de verkoopresultaten, terwijl indirecte inkoop minder aandacht krijgt, ondanks dat ook hier kansen liggen voor optimalisatie en besparingen.

Organisaties missen kansen door ongestructureerde inkoop

Organisaties laten vaak kansen liggen als het gaat om het beheer van inkoop. Dit is  vooral zichtbaar geworden tijdens het hybride werken door de coronapandemie. Veel werknemers hebben thuiswerkplekken ingericht, vaak met financiële steun van hun werkgever. Dit leidt echter tot ongestructureerde inkoop, waarbij werknemers zelfstandig aankopen doen zonder dat dit vooraf gaat via een inkoopafdeling.

Dit ongestructureerde koopgedrag brengt verschillende nadelen met zich mee:

1. Mislopen van voordeligere leveranciersvoorwaarden

Als werknemers zelfstandig hun leveranciers kiezen, mis je de kans om kosten te besparen door met een beperkt aantal leveranciers afspraken te maken voor betere prijzen.

Voorbeeld: Stel, een bedrijf in de retailsector koopt regelmatig kantoorbenodigdheden, zoals papier, inkt, kantoormeubilair en laptops van verschillende leveranciers zonder vooraf vastgestelde voorwaarden. Door individuele aankopen te doen, betaalt het bedrijf standaardprijzen. Als dit bedrijf echter besluit om een langdurige relatie aan te gaan met één of twee leveranciers voor al zijn kantoorbenodigdheden, kan het onderhandelen over prijzen, waardoor het kortingen en betere betalingsvoorwaarden kan krijgen. Dit kan leiden tot significante besparingen op jaarbasis, die opnieuw geïnvesteerd kunnen worden in het bedrijf of kunnen bijdragen aan de winstmarge.

2. Inefficiëntie in factuurverwerking

Een groot aandeel ongestructureerde inkoop zorgt voor een toename van onverwachte facturen, wat leidt tot inefficiënties en een verhoogde werkdruk op de financiële afdeling.

Voorbeeld: In een marketingbureau worden marketingmaterialen, zoals flyers en posters, regelmatig besteld bij verschillende drukkerijen. Elke bestelling resulteert in een aparte factuur, die handmatig moet worden verwerkt door de financiële afdeling. Dit leidt tot een verhoogde werkdruk en verhoogt de kans op fouten bij het verwerken van facturen. Door een centraal inkoopsysteem te implementeren waarbij alle bestellingen via een vooraf goedgekeurde leverancier lopen, kunnen bestellingen en facturen efficiënter worden beheerd. Facturen kunnen automatisch worden gekoppeld aan de juiste bestellingen, waardoor de tijd die nodig is voor factuurverwerking aanzienlijk wordt verminderd en de kans op fouten afneemt.

3. Compliance en transparantie

Ongecontroleerde uitgaven maken het moeilijk om te voldoen aan contractuele afspraken en wet- en regelgeving, wat risico's meebrengt bij accountantscontroles.

Voorbeeld: Een bouwbedrijf koopt bouwmaterialen van verschillende leveranciers, maar houdt geen gedetailleerde administratie bij van deze aankopen. Dit leidt tot problemen met compliance, vooral als het gaat om het naleven van veiligheidsnormen en regelgeving voor de bouwsector. Bij een accountantscontrole kunnen er vragen ontstaan over de herkomst van materialen en of deze voldoen aan de gestelde eisen. Door een gestructureerd inkoopproces in te voeren met geselecteerde leveranciers die voldoen aan alle regelgeving, kan het bedrijf aantonen dat het compliant is en vermindert het risico op boetes of juridische problemen.

4. Inzicht in het MVO-beleid van leveranciers

Door ongestructureerde inkoop missen mkb-organisaties de kans om te verzekeren dat hun leveranciers voldoen aan hun normen voor maatschappelijk verantwoord ondernemen.

Voorbeeld: Een kledingmerk hecht veel waarde aan duurzaamheid en ethische productie. Door stoffen en materialen in te kopen zonder duidelijk inzicht in het MVO-beleid van de leveranciers, loopt het merk het risico associaties aan te gaan met partners die niet voldoen aan deze waarden, wat kan leiden tot reputatieschade. Door een gestructureerd inkoopbeleid te hanteren waarbij leveranciers worden beoordeeld op hun duurzaamheidspraktijken en ethische normen, kan het merk verzekeren dat alle producten in lijn zijn met hun merkwaarden. Dit verbetert niet alleen de reputatie van het merk maar trekt ook klanten aan die waarde hechten aan duurzaamheid en ethiek.

Verbetering van het beheer van uitgaven

Het is belangrijk voor organisaties om inzicht te krijgen in de leveranciers waarmee hun werknemers zaken doen en om stappen te ondernemen voor verbetering. Een centraal inkoopplatform kan hierbij helpen door het proces van bestellen tot betalen te stroomlijnen en zorgt voor betere controle en transparantie.