Budgetteren en plannen voor lokale overheden: uitdagingen en kansen

Voor lokale overheden zoals gemeentes, waterschappen en provincies is een goed uitgewerkte begroting en financiële planning essentieel om effectief te kunnen opereren. Politieke invloeden, personeelstekorten, verouderde systemen en de toenemende druk van het aankomende Ravijnjaar in 2026 maken dit echter een grote uitdaging. We gaan in gesprek met Erik Koster, partner bij Exilo en spreker op de Diesis Unit4 Gebruikersdag 2024, over de belangrijkste obstakels waarmee lokale overheden geconfronteerd worden en hoe ze deze kunnen overwinnen.

Lokale overheden hebben te maken met een grote verscheidenheid aan taken. Neem bijvoorbeeld een gemeente. Die is niet alleen verantwoordelijk voor het verstrekken van paspoorten of subsidies, maar ook voor huisvesting, jeugdzorg en ondersteuning voor senioren of hulpbehoevende inwoners. Allemaal zaken die vragen om aandacht, tijd en geld.

Het belang van goed budgetteren en plannen

Goed budgetteren en plannen is dan ook van groot belang, vertelt Erik. “Het gaat om de verdeling van schaarste. Enerzijds schaarste in geld, want een lokale overheid heeft nu eenmaal geen onbeperkte middelen. Je kunt het geld maar één keer uitgeven en wilt dat het goed terecht komt en ook echt de leefomgeving voor de inwoners verbetert.”

Anderzijds is het ook een schaarste van mensen. Vrijwel iedere organisatie in Nederland is momenteel op zoek naar nieuwe medewerkers. Dit geldt dus ook voor de lokale overheden zelf én voor de bedrijven waar ze mee samenwerken, bijvoorbeeld voor het aanleggen van nieuwe wegen of de zorg voor haar inwoners. Erik: “Ook daar moet rekening mee gehouden worden bij het maken van investeringsplanningen: zijn er wel voldoende mensen om de beoogde projecten uit te voeren?”

Politieke invloeden en verouderde systemen

Maar het maken van een goede, sluitende investeringsplanning is makkelijker gezegd dan gedaan, ziet Erik in de praktijk. “Er zijn verschillende factoren die het lastig maken. Zo spelen er natuurlijk veel politieke invloeden. Na de verkiezingen kunnen de prioriteiten zomaar veranderen.”

Hij vervolgt: “Bovendien wordt er veel gewerkt met verouderde systemen. Veel lokale overheden maken hun begrotingen en planningen daarom in Excel. Dat is enorm foutgevoelig. Elk Excel-document bevat fouten. Een plusje is een minnetje geworden, een komma die een plek te ver naar rechts staat. Dat terwijl er echt wel tools zijn die hier uitermate geschikt voor zijn, zoals Unit4 FP&A van Diesis.”

Begroting periodiek herijken

Het maken van een goede begroting is één, maar minstens net zo belangrijk is het periodiek monitoren, bijhouden en bijsturen, benadrukt Erik. “Je wilt absoluut niet voor verrassingen te komen staan. Je moet weten hoe je er financieel voor staat. Daarvoor is het niet genoeg om één keer per jaar een begroting te maken en dan na een halfjaar alleen even de thermometer erin te steken. Wij adviseren om elk kwartaal de begroting te herijken en te controleren of alles qua budget nog loopt zoals gepland. Kom je geld tekort? Of houd je misschien zelfs geld over en kun je dat dan elders inzetten?”

“Daarnaast adviseren we ook om te werken met KPI’s en projectmatig aan de slag te gaan met beleid. Als je ergens veel geld in investeert, dan wil je toch ook weten wat het concreet oplevert?”, vraagt Erik zich af.

Stel dat een gemeente besluit om te investeren in preventieve maatregelen die ervoor moeten zorgen dat er minder jongeren in de jeugdzorg belanden. Erik: “Een logische aanpak zou zijn om een pilot van bijvoorbeeld twee jaar te starten. Waarbij je zowel aan het begin als aan het eind meet hoeveel jongeren er in de jeugdzorg zitten. Dan weet je of het doel bereikt is; minder jongeren in zware jeugdzorgtrajecten. Vervolgens kun je op basis hiervan besluiten om door te gaan, ofwel op dezelfde manier ofwel met een aangepaste aanpak. Maar in de praktijk zien we te vaak dat de resultaten van dit soort investeringen niet of nauwelijks worden gemeten. Dat is zonde.”

Hoe kunnen gemeentes zich voorbereiden op Ravijnjaar?

Al hoewel goed budgetteren en plannen altijd belangrijk is voor lokale overheden, neemt het belang voor gemeenten de komende jaren nog eens extra toe. In 2026, inmiddels al omgedoopt tot ‘het Ravijnjaar’, krijgen Nederlandse gemeenten namelijk fors minder geld van de overheid.

“Gemeentes moeten dus flink gaan bezuinigen”, aldus Erik. “Het is belangrijk om je hier zo snel mogelijk al goed op voor te bereiden en na te denken over je opties. Welke maatschappelijke doelen of effecten wil je in het Ravijnjaar bereiken? En wat is daar écht voor nodig? Omdenken kan hier het verschil maken. Een deel van die doelen kun je misschien ook bereiken met minder geld of door de beschikbare middelen op een andere manier in te zetten.” Vervolgens is het zaak om de begroting goed te onderbouwen. “Je kunt alleen écht goede keuzes maken als alle lucht uit de begroting is.”

Als laatste adviseert Erik gemeentes om meer kennis met elkaar te delen. “Iedereen zit in dezelfde situatie, waardoor je heel goed van elkaar kunt leren. Kijk om je heen. Wat doen de andere gemeenten? Misschien hebben zij wel een heel goed idee die ook voor jouw gemeente kan werken.”

Anoek
van der Riet

Contentspecialist

Anoek schrijft dagelijks over purchase to pay, order to cash en Robotic Process Automation. Ze duikt graag in onderwerpen als e-facturatie, werkkapitaal en hyperautomation.