The impact van automatisering op de jaarafsluiting

De jaarafsluiting: elk jaar weer een vast moment op de kalender van de financiële administratie. Voor sommigen een gecontroleerde afronding van het boekjaar, voor anderen vooral een bron van stress, ordners en last-minute correcties. Er is een duidelijke trend richting modernisering en digitalisering binnen de financiële wereld. Automatisering verandert de manier waarop we werken – en de jaarafsluiting vormt daarop geen uitzondering.

Minder registreren, meer adviseren

We spraken Henk van den Oever, accountant bij Boschland Accountants en Adviseurs, over hoe automatisering de samenwerking met klanten verandert. “Vroeger hielden we ons bezig met registreren, nu steeds vaker met adviseren,” vertelt hij. “Als klanten hun factuurverwerking digitaliseren, verschuift ons werk. We worden meer procesbegeleiders dan administratieve controleurs. En dat maakt ons werk een stuk interessanter.”

Boschland werkt zelf al jaren met scan- en digitale archiveringsoplossingen. De impact daarvan was meteen voelbaar. “We zijn verhuisd naar een kleiner pand omdat ons papieren archief verdween. En doordat alles digitaal is, kunnen we overal werken – mits goed beveiligd natuurlijk.”

Een betere jaarafsluiting begint bij het proces

Een geautomatiseerde administratie levert tastbare voordelen op tijdens de jaarafsluiting. Informatie is sneller toegankelijk, fouten worden beperkt en deadlines worden vaker gehaald. “Het verschil tussen handmatige en geautomatiseerde processen zie je duidelijk terug in de kwaliteit en snelheid van de jaarafsluiting,” aldus Van den Oever, "Wij zien een groot verschil bij de jaarafsluiting tussen geautomatiseerde en handmatige processen. In het geval van automatisering is informatie beter toegankelijk, is de archivering beter en is de jaarafsluiting tijdiger en vollediger. De impact van automatisering is daarmee groot. Met een betere jaarafsluiting kan de financiële afdeling de organisatie beter adviseren en daar maken wij graag onderdeel van uit."

Een sluitende administratie zorgt niet alleen intern voor rust, maar ook extern voor vertrouwen. Accountants, leveranciers en zelfs de Belastingdienst werken liever met organisaties waar het fundament op orde is. Automatisering maakt processen inzichtelijk en audittrails zorgen voor volledige transparantie. Elke actie – van goedkeuring tot commentaar – is terug te vinden. En dát zorgt voor grip.

Minder stress, meer overzicht

Wie ooit financiële rapporten heeft opgesteld op basis van spreadsheets weet hoe foutgevoelig handmatig werk is. Eén ontbrekende factuur, verstuurd naar een collega die net met vakantie is, en de balans klopt niet meer. Automatisering biedt hier uitkomst: met één druk op de knop draait u overzichten uit, openstaande posten worden overzichtelijk gepresenteerd, en Excel-ellende behoort tot het verleden.

Het gevolg? Minder foutkansen, minder stress aan het eind van het jaar – en ook nog eens een accountant die minder tijd kwijt is aan uw administratie. En zoals u weet: tijd is geld, zeker op het uurtarief van een accountant.

Automatisering loont – dubbel

Een strak ingericht purchase-to-payproces – van bestelling tot betaling – betekent dat facturen altijd en overal toegankelijk zijn. Via een app, online portaal of op kantoor. Iedereen weet wie waarvoor verantwoordelijk is, procuratieschema’s zijn direct op te roepen en er is geen discussie over wie wat wanneer heeft goedgekeurd.

Zo’n gestructureerd proces bespaart tijd bij elke stap. Geen mappen meer doorspitten, geen facturen meer kwijt. Geen telefoontjes meer naar collega’s die net die dag afwezig zijn. De tijd die vrijkomt, kunt u besteden aan waardevol werk: het analyseren van cijfers, het optimaliseren van processen of het ondersteunen van de strategische koers van uw organisatie.

Henk van den Oever over de vraag of automatisering makkelijker wordt voor accountants wanneer hun klanten factuurverwerking digitaliseren:: "Makkelijker? Ons werk wordt leuker! Bij organisaties die factuurverwerking niet geautomatiseerd hebben, is het vaak een kwestie van administratie inkloppen. Eenmaal geautomatiseerd houden wij ons vooral bezig met processen regisseren en begeleiden. Ons werkgebied verschuift van registreren naar adviseren. We helpen organisaties alles op elkaar af te stemmen. Dat betekent voor ons meer uitdaging en vraagt om een hoger niveau van onze werknemers."

Klaar voor de volgende stap?

Automatisering is geen quick fix, maar een strategische keuze. “Bereid je goed voor,” adviseert Henk van den Oever. “Focus niet alleen op de keuze van een oplossing, maar heb ook veel aandacht voor het creëren van draagvlak binnen de organisatie. Je hebt niets aan een oplossing waar niemand mee wil werken.”

De jaarafsluiting zal altijd een belangrijk moment blijven, maar hóé u het aanpakt, daar heeft u wél invloed op. Met slimme automatisering maakt u van een stressmoment een strategisch voordeel – voor uzelf, uw team én uw accountant.

Op de vraag hoe ver hun klanten zijn op het gebied van automatisering, antwoordt Van den Oever: "Hoewel niet al onze klanten al geautomatiseerd zijn, merken we wel dat er veel vraag naar is. Bij onze klanten zien we dat voor factuurverwerking vaak al wel een digitale workflow is. Onze ervaring is dat bedrijven steeds meer naar een totaalconcept voor automatisering gaan. Processen zitten echt in een transitie door diensten en oplossingen zoals jullie bijvoorbeeld aanbieden."