De 5 grootste frustraties over handmatige factuurverwerking

De telefoon gaat, je kijkt naar je scherm en het nummer komt je bekend voor. Het zal toch niet weer je leverancier zijn? Je neemt op en het is inderdaad je leverancier die vraagt naar een statusupdate van een openstaande factuur, want ‘het duurt nu wel erg lang’. Met frisse tegenzin beloof je uit te gaan zoeken hoe het ervoor staat. Hoe kan het nou dat die factuur nog altijd niet is betaald?

Als financiële afdeling heb je regelmatig te maken met frustraties wanneer je nog gebruik maakt van een handmatig proces voor het verwerken van je facturen. Frustraties die je niet verder helpen wanneer je aan de verwachtingen van de eigen organisatie wilt voldoen.
 

1. Doorlooptijd van facturen is enorm

Voordat een factuur betaald wordt, legt hij soms een hele lange weg af. Het begint bij de afdeling Finance die gegevens handmatig overneemt in het financiële systeem. Dat kost veel tijd. Als de eerste stappen gezet zijn door Finance, begint de reis van de factuur. Diverse budgethouders en collega’s moeten hem controleren en goedkeuren. Aangezien er slechts één enkel papieren exemplaar is, kan dit niet tegelijkertijd. Dat vertraagt het proces natuurlijk enorm.

Als iedereen aan de beurt is geweest, gaat de factuur weer terug naar de afdeling Finance. En hoe vaak komt het niet voor dat de betalingstermijn dan al verstreken is? Of dat je geen gebruik meer kon maken van een vroege betalingskorting? Een lange verwerkingstijd is dan extra zonde. Je besluit je zoektocht naar de factuur te beginnen bij je collega Martijn van de crediteurenafdeling.

2. Gebrek aan overzicht

Martijn weet je te vertellen dat hij de factuur niet meer heeft. Die heeft hij immers bij HR-manager en budgethouder Karin op haar bureau gelegd. En nu je het zegt, heeft hij sindsdien niets meer van haar gehoord. Je snelt meteen drie etages omhoog naar Karin die je weet te vertellen dat ze de factuur wel ergens heeft liggen. De enorme stapel papier op haar bureau wordt erbij gepakt en na enige tijd vist ze de factuur onderuit de stapel.

Maar dan concludeert ze dat het bedrag niet klopt met wat contractueel is afgesproken. Je belt meteen je leverancier terug en vraagt hem een creditfactuur te sturen en daarna meteen een factuur die wel overeenkomt met wat is afgesproken. Opgelost, maar je bent weer minimaal een half uur verder voor je je werk weer oppakt. En je leverancier had waarschijnlijk ook eerder willen weten dat hij een fout had gemaakt.

Als eerste aanspreekpunt voor leveranciers kost het je iedere keer veel tijd om uit te zoeken waar een factuur zich bevindt. Dat komt door een gebrek aan overzicht.

3. Facturen raken makkelijk kwijt

Karin is echt niet de enige bij wie een factuur op een stapel papieren eindigt. Daar komt in de loop van de week nog een hele berg papier bovenop. Andere facturen, contracten, tijdschriften en ga zo maar door. En dan gaat het mis. Stel je voor dat een collega een thuiswerkdag heeft en besluit wat papieren met zich mee te nemen. En dat daar dan per ongeluk de factuur tussenzit die in dat stapeltje was beland. Het risico is natuurlijk groot dat de factuur in de papierbak eindigt.

Ondanks dat mensen zich aan een bepaalde werkwijze moeten houden, loopt het in de praktijk vaak anders. Niet weten waar in het proces een factuur zich bevindt, staat natuurlijk in het niets bij het kwijtraken van een factuur.

4. Er worden (kostbare) fouten gemaakt

Even iets overtypen in een ander systeem? Een klein lees- of typefoutje is natuurlijk snel gemaakt. Fouten maken is menselijk, maar het is heel onhandig als het bedrag verkeerd wordt overgenomen en daardoor te veel of te weinig wordt betaald. Of dat blijkt dat het PO-nummer onvolledig is en de factuur daarom niet wordt goedgekeurd.

En hoe vaak komt het voor dat een factuur dubbel betaald wordt, omdat niet duidelijk was dat dit allang was gebeurd? Handmatige verwerking is mensenwerk en blijft daarom ontzettend foutgevoelig.

5. Het archief neemt veel ruimte in

Elke betaalde factuur moet worden gearchiveerd voor je accountant. Als je dit proces niet digitaal doet, moet je de facturen printen. Niet echt milieubewust toch? Bovendien eindigen al die geprinte facturen in ordners, netjes in een rijtje opgesteld in een van de vele archiefkasten.

En hoe meer facturen je als organisatie moet verwerken, hoe meer ordners en hoe meer kasten dat zijn. Denk eens aan al die ruimte die de kasten innemen. Kostbare ruimte die je zou kunnen gebruiken voor andere doeleinden.

Vervelende reacties naar leveranciers voorkomen

Los van dergelijke frustraties op de eigen werkvloer, moet je je ook bewust zijn wat de gevolgen zijn voor de professionaliteit van je organisatie. Want zeg nou eerlijk, dit soort reacties naar je leverancier wil je toch te allen tijde voorkomen?

• ‘Sorry, we kunnen de factuur niet vinden. Kun je hem nog een keer sturen?’
• ‘Ik vind het heel vervelend, maar degene die de factuur moet goedkeuren is veel buiten de deur op het moment, dus duurt het wat langer.’
• ‘We hebben per ongeluk de factuur dubbel betaald. Kun je het bedrag weer terugstorten op onze rekening?’
• ‘Te weinig betaald? Oh ja, nu zie ik het ook. Sorry, het bedrag is verkeerd overgenomen van de factuur.’
• ‘Heb je misschien een kopie van de factuur met factuurnummer # voor me? Onze accountant vraagt ernaar, maar we kunnen hem niet vinden.’

Zou het niet prettig zijn als je dit kunt voorkomen? Geautomatiseerde factuurverwerking neemt deze frustraties weg. Bovendien kun je je leveranciers niet alleen een sneller, maar ook een beter antwoord geven.

Marcel Strabbing
Managing Consultant
mstrabbing@easysystems.nl