Maverick buying bezorgt met name Finance hoofdpijn

Bij bijna de helft van de corporates vindt het merendeel van de indirecte uitgaven niet onder beheer plaats, wordt geconcludeerd in het Trendrapport Digitale Transformatie Finance en Inkoop 2023. Onafhankelijk onderzoeksbureau DirectResearch ondervroeg meer dan 200 financials en inkopers en daaruit bleek dat vooral Finance maverick buying als een probleem ervaart.

Vooral indirecte uitgaven niet under management

Er is sprake van maverick buying als medewerkers buiten het gevestigde inkoopproces om uitgaven doen namens een bedrijf. Bijvoorbeeld wanneer medewerkers goederen en diensten bij niet-geautoriseerde leveranciers aankopen of als zij de vastgestelde budgetten en prijsafspraken niet naleven.  

Directe uitgaven gebeuren meestal wel onder beheer; het zijn vooral de indirecte uitgaven waarbij medewerkers nog weleens buiten de gebaande paden treden. Aangezien zo’n 20 tot 40 procent van het totaal aantal bestellingen bij een corporate indirecte uitgaven betreft, mag de impact hiervan zeker niet onderschat worden.  

Uit navraag door DirectResearch blijkt dat bij bijna de helft van de corporates (45 procent) het merendeel van deze indirecte uitgaven niet onder beheer plaatsvindt. Het aandeel maverick buying is dus aanzienlijk.

Waarom maverick buying tot minimum beperken?

Al hoewel enige mate van maverick buying in een (groot)bedrijf haast niet te voorkomen is, doen bedrijven er wel goed aan om dit tot een minimum te beperken. Er kleven namelijk een hoop nadelen aan. Zo worden er in het geval van maverick buying geen gunstige leveranciersvoorwaarden afgesproken, waardoor men fikse korting misloopt.  

Daarnaast is er weinig grip op de uitgaven en krijgt Finance de aankoop pas op de radar als de factuur binnenkomt. De medewerker moet vervolgens handmatig aan de slag om hier een aparte order voor aan te maken en het geheel in te boeken. Zonde van zijn of haar kostbare tijd.  

Maverick buying is ook nog eens niet compliant (er wordt immers afgeweken van de vastgestelde procedures) of transparant. De leverancier is niet vooraf doorgelicht, laat staan goedgekeurd, waardoor u geen zicht meer heeft op met wie uw bedrijf nu eigenlijk zakendoet. Dat kan schadelijk zijn voor bijvoorbeeld uw MVO-doelstellingen of zelfs de reputatie van de organisatie.  

LEESTIP - Meer weten over de nadelen van maverick buying?   Lees dan het artikel: 4 argumenten voor het verhogen van spend under management

Finance ervaart maverick buying als probleem

Maar wie binnen de organisatie ervaart hier nu eigenlijk de meeste hinder van? Om daar achter te komen, legde DirectResearch zowel financials als inkopers een stelling voor. Dat leverde een interessant beeld op.

Van de inkoopprofessionals is een kwart van de ondervraagden (25 procent) het eens met de stelling ‘onbeheerde indirecte uitgaven zijn een probleem in mijn organisatie’. Een derde (32 procent) vindt het geen probleem en de rest is neutraal.  

Terwijl van de financials maar liefst de helft (48 procent) het eens is met de stelling ‘facturen waar geen order of contract aan vooraf gaat zijn een probleem in mijn organisatie’. 19 procent van de financials vindt het geen probleem en de rest is neutraal. 

Kortom; Finance ervaart maverick buying als een groter probleem dan Inkoop. Een mogelijke verklaring daarvoor is het verschil in de hoeveelheid extra werk die dit met zich meebrengt. Financials moeten immers veel extra werkzaamheden handmatig verrichten als er een factuur binnenkomt waar geen inkooporder of leverancier voor in het systeem staat.

Voor inkopers zijn de nadelen van maverick buying minder direct voelbaar; ze hoeven er in elk geval geen extra werk door te doen.

LEES OOK: Hoe kunnen corporate organisaties maverick buying voorkomen?

Voldoende aandacht binnen de organisatie

Als zoveel medewerkers dit als een probleem ervaren, wordt er dan actie ondernomen om hier iets aan te doen? Iets meer dan de helft van de inkoopprofessionals (54 procent) is van mening dat hun organisatie voldoende aandacht besteedt aan spend management. Slechts één op de zeven (14 procent) van de inkopers geeft nadrukkelijk aan dat er níet voldoende aandacht voor is. De overige respondenten hadden hier geen duidelijke mening over.   

Van de financials geeft ook ongeveer de helft (49 procent) aan dat er voldoende aandacht is voor het terugdringen van maverick buying. 17 procent van hen zegt nadrukkelijk dat er onvoldoende aandacht voor is. Een derde is neutraal. 

LEES OOK Waarom Inkoop en Finance afdelingsoverstijgende KPI’s voor spend under management moeten gebruiken

Kortom; veel corporates hebben te dealen met een hoog aandeel maverick buying. Vooral Finance ondervindt hier hinder van, mede doordat het hun veel extra handmatige werk oplevert. Het bewustzijn over het probleem is er bij de meeste bedrijven wel, nu moet er alleen nog daadwerkelijk actie ondernomen worden om meer indirect spend under management te krijgen.

Anoek
van der Riet

Contentspecialist

Anoek schrijft dagelijks over purchase to pay, order to cash en Robotic Process Automation. Ze duikt graag in onderwerpen als e-facturatie, werkkapitaal en hyperautomation.