4 Argumenten voor het automatiseren van je facturatieproces

Als onderzoeker en docent aan Hogeschool Windesheim doe ik onderzoek naar hoe bedrijven hun Order to Cash proces hebben ingericht. Denk aan de tijd die het kost om alle stappen vanaf het ontvangen en verwerken van orders tot aan de betaling van de factuur te doorlopen, de meest voorkomende inefficiënties, maar ook wat de argumenten zijn om het facturatieproces te optimaliseren en automatiseren. In dit artikel zet ik de belangrijkste op een rij. 

Gastblog door Christiaan de Goeij, onderzoeker en docent, Hogeschool Windesheim

1. Liquiditeit verbeteren

Als betaalherinneringen voor onbetaalde facturen automatisch verstuurd worden of als je met e-facturatie werkt, dan is de kans groter dat je organisatie sneller geld incasseert. Juist in een tijd waarin de rente weer aan het toenemen is, is dit heel belangrijk. Het bekostigen van investeringen wordt namelijk een stuk duurder.

Organisaties wachten onnodig lang met het uitsturen en incasseren van hun facturen. Zo blijkt onder meer uit onze Order to Cash monitor dat bedrijven er gemiddeld 8,6 dag over doen om een factuur uit te sturen. We zien ook dat het gemiddeld ongeveer 23,8 dagen duurt om aan de betaaltermijn van een factuur te voldoen. Dat komt de liquiditeit van bedrijven niet ten goede. En bij gebrek aan liquide middelen snijden organisaties al gauw in hun werkkapitaal of gaan ze extra leningen aan.

LEES OOK Liquiditeitspositie verbeteren met efficiënt debiteurenbeheer: zó doe je dat!

Als je jouw facturatieproces automatiseert, dan is het aannemelijker dat je over liquide middelen beschikt om die investeringen zonder concessies te doen.

Neem een grote organisatie met 36,5 miljoen aan jaarlijkse omzet. Wanneer het Order to Cash proces wordt versneld en een betaling gemiddeld tien dagen sneller binnen is na ontvangst van de order, dan heeft die organisatie gemiddeld op elk moment één miljoen extra beschikbaar. 

2. Werkdruk verminderen

Bij organisaties die snel groeien zien we in onze onderzoeken vaak dat de financiële administratie niet meegroeit. Neem een organisatie die in een jaar tijd anderhalf keer zo groot geworden is. Waar die organisatie zich voorheen nog wist te redden, is de werkdruk nu een stuk hoger. Alleen al aan het facturatieproces heeft een medewerker een dagtaak. Bij heel veel organisaties staan daarom vacatures open voor administratieve functies, terwijl er weinig aanbod is op de arbeidsmarkt.

Door het facturatieproces of zelfs het hele order to cash proces te automatiseren, verminder je de werkdruk van je financiële administratie en hoef je misschien niet eens extra personeel te werven. 

3. Customer journey verbeteren

Sommige sectoren zoals de logistiek hebben te maken met een heel ingewikkeld facturatieproces. Hoe complexer het facturatieproces, hoe groter de kans op menselijke fouten en dus ook op disputen.

Disputen maken een traject vaak nog langer en leiden tot nog meer extra handelingen en contactmomenten. Uit de Order to Cash monitor blijkt dat het gemiddeld 15 dagen duurt om een dispuut op te lossen. Zo'n moeizaam proces zorgt weer voor frustratie bij zowel klant als leverancier, met het risico dat deze relatie beschadigt en misschien wel beëindigd wordt.

Automatisch facturen versturen en je debiteuren op een centrale plek beheren maakt de kans op fouten een stuk kleiner en verbetert de customer journey. 

4. Kosten verminderen

De laatste motivatie om je facturatieproces te automatiseren is natuurlijk overduidelijk: kostenvermindering. Het is voor een organisatie erg kostbaar als het Order to Cash proces bestaat uit veel (manuele) handelingen en er veel tijd wordt gespendeerd aan de opvolging van elke stap binnen het proces. Alleen al het checken van contracten of orders om een factuur correct op te stellen is tijdrovend en zorgt voor hoge personeelskosten.

De foutgevoeligheid kan bovendien leiden tot disputen zoals ik eerder benoemde. Hoe meer de stappen van een facturatieproces kunnen worden geautomatiseerd, hoe minder kosten een organisatie maakt.

Christiaan de Goeij Hogeschool Windesheim